潜江市财政局关于加政府采购活动内部控制管理的通知

各预算单位，政府采购当事人：

为切实加强政府采购活动中的权力运行监督，防范和控制政府采购业务风险，提高采购活动的组织管理水平和政府采购公信力，现就加强预算单位政府采购活动内部控制管理有关工作通知如下，请认真贯彻执行。

一、坚持基本原则和工作目标

采购人、采购代理机构和政府采购监管部门要高度重视政府采购内控制度建设，严格按照政府采购全面管理与突出重点并举，分工制约与提升效能并重，权责对等与依法惩处并行的原则，以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线，通过制定制度、健全机制、完善措施、规范流程，逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的政府采购内部运转和管控制度，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位，实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约。

二、落实主体责任和职责范围

采购人、采购代理机构和政府采购监管部门应当根据法定职责开展工作，做到不缺位、不越位。同时，要通过加强政采业务知识培训，增强政府采购的风险防范。

（一）采购人要强化政府采购主体责任，确定内部归口管理部门，由归口部门牵头建立完善本单位政府采购内部控制制度，并指导、督导所属单位建立和完善内控制度，对本系统内政府采购执行情况实施全面监管。一是认真梳理政府采购业务不同环节、岗位需要重点控制的风险事项，划分风险等级，建立制度规则，按照不相容岗位分离原则，科学合理确定岗位职责。二是着重加强采购需求确定、落实政策功能、采购方式选择、信息公开、答复质疑、履约验收和绩效评价管理等重点环节的审核把关。三是精准查找自身风险点，紧扣社会关注的热点问题，针对业务检查中发现的问题，提出切实可行的整改意见和措施。

（二）政府采购代理机构要建立分工制衡、轮岗交流与分级审查机制，不断提高规范化、标准化和专业化水平，重点在委托代理、编制采购文件、执行采购程序、信息公开、信用信息查询使用、落实采购政策和质疑处理等方面加强管理。要严格按照委托代理协议开展政府采购活动，不得超越代理权限。对采购人采购需求中不符合政策的倾向性、歧视性内容和不合理要求，应当及时提醒采购人修改并提出合理性建议。同时，进一步提高采购效率，确保政府采购项目规范运行，防止出现质次价高等现象。

（三）政府采购监管部门应当强化依法行政意识，不断提高自身风险防控能力。一是重点完善采购方式变更审批、采购进口产品审核、投诉处理、监督检查等内部管理。二是畅通问题反馈和投诉信访受理渠道，对重大风险事项重点预防，不断提高对突发事件的应对能力。

三、加强重点环节和流程管控

加强对采购活动的流程控制，突出重点环节，对属于政府采购范围，但是未执行政府采购规定的方式、程序和政策及时予以纠正，确保政府采购项目规范运行。

（一）编制政府采购预算和制定采购实施计划。采购人依法按省人民政府办公厅《湖北省政府集中采购目录及标准（2021年版）的通知》（鄂政办发〔2020〕56号）编制年度政府采购预算，及时公开采购意向，做到“应编尽编、不编不采”。在项目实施前，妥善制定政府采购实施计划执行时间表和项目进度表，有序安排采购活动。

（二）开展采购需求管理。采购人在采购活动开展前，根据法律法规、政府采购政策和国家有关规定，根据国家强制性标准及预算、资产和财务等相关管理制度规定，厉行节约，科学合理确定采购需求，编制采购实施计划，无确定采购需求的不得采购。确定采购需求还应当明确实现项目目标的所有技术、商务要求，功能和质量指标的设置，实行项目风险审查和公平竞争性审查，并全面落实绩效管理要求，同时采购需求须在湖北省政府采购网上及时公告。

(三）严格编制采购文件。采购人采购归口部门应当根据项目特点和采购需求，牵头编制采购文件。委托采购代理机构开展采购活动的，应当认真审核采购代理机构编写的采购文件，并以书面形式确认。采购文件要全面落实政府采购支持中小企业、绿色环保等政策，对于列入节能、环境标志品目清单的产品，严格按有关规定落实优先采购和强制采购政策。采购文件还要严格执行《省财政厅关于印发湖北省政府采购负面清单的通知》（鄂财采发〔2019〕6号），在政府采购活动中，杜绝出现负面清单中所列的禁止事项。

（四）依法组织项目评审。采购人具备规定的条件自行组织采购的，应当由采购归口部门会同办公室、财务、业务、纪检监察等部门组建采购小组，在省政府采购评审专家库中抽取评审专家组成评审小组，按照政府采购法律法规规定开展采购活动。委托代理机构组织采购的，由代理机构在省政府采购评审专家库中抽取专家和采购人代表组成评标委员会（评审小组），依法依规开展评审。采购人和代理机构与供应商有利害关系的，应当回避。

（五）细化重要节点的工作时限。采购人、采购代理机构和政府采购监管部门须提高政府采购效率，细化信息公告、合同签订、采购方式变更、进口产品审批、答复询问质疑、信访投诉处理等工作时限，尤其是日常工作中容易忽视的，务必要求相关责任人在规定时间内完成。如中标通知书发出之日起30日内签订合同、采购人或采购代理机构自合同签订之日起2个工作日内在湖北省政府采购网上公告等。

（六）加强合同履约验收。根据《潜江市财政局关于进一步加强政府采购项目合同履约验收支付等相关工作的通知》（潜财采〔2023〕12号）文件要求，采购活动完成后，经办人要依法提出履约验收申请，成立验收小组，明确验收方式、完善细化编制验收方案，按照政府采购合同规定的技术、服务、安全标准组织对供应商履约情况进行验收。验收完成后，出具的验收书必须列明各项标准的验收情况及项目总体评价，由验收双方共同签署，要将验收资料档案归档。

采购人委托采购代理机构进行履约验收的，应当对验收结果进行书面确认。对于采购人和使用人分离的采购项目，必须邀请实际使用人参加。政府向社会公众提供的公共服务项目验收时可以邀请服务对象参与并出具意见，验收结果应当向社会公告。采购人、采购代理机构可以邀请参加本项目的其他供应商或者第三方专业机构及专家参与验收，相关验收意见作为验收的参考资料。

（七）强化保证金管理。1.在政府采购活动中，采购人、采购代理机构不得向供应商收取投标保证金、履约保证金、采购文件工本费。2.加强督促检查和管理，财政部门结合日常监管和专项清查工作，及时纠正向供应商违规收取保证金等行为，涉及违法的经查实后按规定进行严肃查处，以维护供应商的正当权益。

（八）全面公开采购信息。采购人或采购代理机构应当依法依规将政府采购项目公告、采购文件、项目预算、采购结果、采购合同等采购项目信息及采购意向和面向中小企业预留、执行情况及时在省政府采购网上公告。财政部门应当及时完整公开投诉和监督检查处理决定、集中采购机构考核结果以及采购活动中的违法失信行为记录等监管处罚信息。

（九）加强档案管理。采购人、政府采购代理机构应依法按照规定妥善保管与政府采购管理、执行相关的各类文件和资料。

四、完善制度建设和监督管理

采购人、政府采购代理机构要建立政府采购内部控制管理工作领导小组，抓紧制定和完善本单位政府采购内部控制制度，认真做好风险防控工作，强化运行监督，全面推动政府采购内控管理工作的贯彻落实。

(一）完善制度建设。采购人、政府采购代理机构要加强和健全政府采购内部控制管理。各预算单位要在相关法律法规、规章制度等范围内，结合本单位实际，建立健全本单位政府采购内控制度。制度建设中涉及的法律法规、规章制度文件如遇调整，应及时调整本单位政府采购内控制度。各预算单位要严格按照法律法规以及本部门、本单位的内控制度要求实施政府采购。

（二）强化监督管理。对建立和完善政府采购内控制度不及时、不符合要求的采购人及政府采购代理机构，财政部门将采取书面关注等方式责令改正，对情节严重或者拒不改正的，给予通报。

2023年8月7日