青山区财政局关于加强政府采购项目档案管理工作的提示函

区属各预算单位：

近期在专项监督检查中，发现部分部门单位政府采购项目存在档案资料缺失、档案管理不规范等问题。按照市财政局关于加强政府采购项目档案管理相关工作要求，为进一步规范政府采购档案全生命周期管理，稳固风险防控屏障，维护政府采购工作合规性，现就有关工作要求提示如下：

一、强化主体意识，明确责任担当

《中华人民共和国政府采购法》第四十二条规定“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。”《中华人民共和国政府采购法实施条例》第四十六条规定“政府采购法第四十二条规定的采购文件，可以用电子档案方式保存。”相关法律法规明确了采购人在政府采购项目档案管理中的法定义务，是档案管理的第一责任人。采购人应做到档案内所有文件资料真实完整，全过程留痕可追溯，确保纪检监察、巡视巡察、财政、审计、司法等机关因工作职责需要能够正常调阅。

二、完善保管制度，规范档案管理

采购人应当建立健全政府采购内部控制管理制度，细化政府采购档案收集、存储、移交等各环节责任，按照《中华人民共和国政府采购法》四十二条的规定，实现档案全生命周期规范化管理。政府采购项目实施纸质化采购的，应保障档案存储环境安全，定期开展检查维护工作；政府采购项目实施电子化采购的，应及时从交易系统下载电子档案，通过光盘、硬盘等可靠介质连同开评标监控影音资料按项目进行归档，并做好异地异质备份，防范数据丢失风险。

三、开展自查自纠，筑牢管控防线

各单位要提高思想认识，切实履行档案管理职责，扎实开展自查自纠，全面排查本单位十五年保存期限内所有政府采购项目档案完整性，及时补充完善缺失档案，严禁伪造、变造项目资料，于2026年4月30日前完成整改，确保政府采购档案管理工作常态化、规范化。对未履行法定义务的，我局将依法依规进行处理。

                                             青山区财政局

                                             2026年3月24日